Category Archives: Biro Umum

In House Training Kearsipan di Lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi Kaltim Tahun 2016,

BALIKPAPAN. Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi Kaltim, khususnya pada Sub Bagian Arsip dan Ekspedisi Bagian Administrasi Umum merupakan pengelola arsip in aktif statis, dan pemelihara arsip statis berdasarkan ketentuan sebelum diserahkan ke Badan Arsip Daerah.

Namun demikian, hingga kini kita tidak lepas dari permasalahan administrasi kerasipan, meskipun berbagai pembenahan sudah dilakukan. Hal tersebut terjadi karena masalah kearsipan memang bersifat dinamis, bisa berubah sesuai perkembangan dan adanya kebijakan atau per-aturan pemerintah. Selain itu, tidak jarang pula permasalah disebabkan karena lemahnya sumber daya manusia (SDM) dan budaya kerja yang tidak baik.

Hal tersebut dikemukakan Gubernur Kaltim Dr H Awang Faroek Ishak yang diwakili Plh Sekdaprov Kaltim yang juga Asisten Bidang Administrasi Umum Dr Meiliana pada pembukaan In House Training Kearsipan di Lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi Kaltim Tahun 2016, di Balikpapan, Rabu malam (30/3).

Meiliana yang kini Asisten I Bidang Pemerintahan mengatakan, permasalahan kearsipan sebenarnya masalah kecil, tetapi sering diabaikan dan pengelolaannya tidak serius. Beberapa masalah yang sering terjadi antara lain dalam hal kesalahan penggunaan sistem pengolahan (klasifikasi), organisasi dan perumusan tanggung jawab serta kekuasaan yang tidak jelas, para pegawai yang tidak terlatih, tidak ada prosedur kearsipan tertentu, kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat, khususnya surat-surat yang dipinjam maupun yang akan dikembalikan.

Selain itu, masih juga sering ditemukan masalah terkait dengan Tata Naskah. Terkait dengan non kebahasaan seperti bentuk surat, jenis kertas, stempel dinas, amplop yang digunakan dan penyimpanan arsip, sedang-kan masalah kebahasaan antara lain kesalahan ejaan, kesalahan pemilihan kata, kesalahan makna kalimat, dan kesalahan komposisi kalimat yang jarang mendapat perhatian.

Untuk itu diperlukan pemahaman yang benar terutama tentang Tata Naskah Dinas Pemprov Kaltim berdasarkan Peraturan Gubernur (Pergub) No.40 Tahun 2010 yang disesuaikan dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) No.54 Tahun 2009.

 “Sehubungan dengan itulah, saya menganggap penting dilaksanakannya kegiatan in house training ini dalam rangka meningkatkan wawasan, pengetahuan dan mem-berikan bekal keterampilan bagi Pegawai Administrasi tentang pengelolaan arsip yang andal, serta pemanfaatan arsip yang sesuai dengan ketentuan per-Undang-unda-ngan, yaitu UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,” kata Meiliana.

Dia berharap, dengan kegiatan in house training ini akan dapat disamakan persepsi dan sinkronisasi mengenai pengolahan (klasifikasi) adminstrasi kearsipan di lingku-ngan Setdaprov Kaltim, khususnya peningkatan kualitas pelayanan Biro Umum kepada pengguna layanan dan sebagai acuan pengembangan penyusunan Standar Pelayanan

Bimtek Pengelolaan Persediaan

DSCF0377

DSCF0369Berdasarkan hasil Rapat Penyampaian Kesimpulan sehubungan dengan berakhirnya pelaksanaan Pemeriksaan Pendahuluan oleh Tim BPK-RI atas Laporan Keuangan Pemerintah Daerah (LKPD) Tahun Anggaran 2015 pada Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur pada hari Selasa tanggal 23 Februari 2016 di Lantai 5 Ruang Batiwakal Kantor Gubernur Prov Kaltim, ada beberapa hal yang menjadi perhatian khusus Biro Perlengkapan diantaranya ;

1. Masih banyak SKPD/UPTD dalam penyusunan Laporan Persediaan tidak sesuai dengan Surat Edaran Gubernur Nomor 900/185/024-IV tentang Pengelolaan Persediaan.
2. Pencatatan dalam kartu persediaan belum tertib.
3. Selisih antara jumlah fisik dan kartu barang yang ada, jumlahnya tidak sesuai.
4. Terdapat tiket retribusi yang tidak dicatat dan dilaporkan sebagai Persediaan.
5. Terdapat belanja barang bibit ternak yang tidak diperlakukan sebagai barang persediaan sehingga mutasinya tidak dicatat dan sisanya per 31 Desember 2015 tidak dilaporkan.
6. Terdapat stock benih yang belum terjual sampai 31 Desember 2015 belum dilaporkan sebagai persediaan walaupun pencatatan mutasinya lengkap.
7. Terdapat barang diserahkan ke masyarakat yang seharusnya dicatat sebagai persediaan karena belum diserahkan tidak dicatat sebagai persediaan.

DSCF0384Memperhatikan hal tersebut diatas, Biro Perlengkapan berinisiatif untuk mengadakan Bimbingan Teknis Pengelolaan Persediaan untuk Pengelola Keuangan, Pengurus dan Penyimpan Barang dilingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur.

Tujuan dan Harapan Pelaksanaan Bimtek Pengelolaa Persediaan ;

Tema Kegiatan : Mari Kita Benahi Tatakelola Persediaan Yang Akuntabel dan Auditabel
Dalam Mempertahankan Opini Wajar Tanpa Pengecualian (WTP).

Waktu Pelaksanaan : Selasa 15 Maret 2016

Tempat : Ruang Pertemuan Kesbangpol Lantai 2 Gedung B Kantor Gubernur Prov
Kaltim.

Tujuan Kegiatan :
– Memberikan Pemahaman tentang Pengelolaan Persediaan Barang yang baik dan benar.
– Diskusi / tanya jawab terkait Pengelolaan Persediaan Barang dan Permintaan Data BPK-RI Tahun Anggaran 2015.
– Mengenalkan Aplikasi Persediaan oleh Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Samarinda.

Manfaat :
– Peserta Bimtek dapat mengerti dan memahami Pengelolaan Persediaan Barang yang baik dan benar.
– Peserta Bimtek bisa membuat Laporan Persediaan sesuai dengan Gubernur Nomor 900/185/024-IV tentang Pengelolaan Persediaan.
– Peserta Bimtek mengerti perhitungan dengan Metode FIFO dalam pencatatan Persediaan.
– Peserta Bimtek dapat mengerti dan memahami dan menguasai Aplikasi Persediaan Barang untuk dapat diterapkan pada kegiatan Pengelolaan Persediaan hari di SKPD/UPTD masing-masing.

Pembicara/Pemberi Materi :
– Biro Perlengkapan.
– Biro Keuangan .
– Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Samarinda.
DSCF0401DSCF0384DSCF0400DSCF0476DSCF0489DSCF0497DSCF0500