Tag Archives: sop

Perkembangan Penyusunan dan Penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP) di Provinsi Kalimantan Timur

Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur melalui Biro Organisasi Setda Provinsi Kalimantan Timur telah menyusun Peraturan Gubernur Kalimantan Timur Nomor 51 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur yang dimaksudkan sebagai acuan bagi unit organisasi di lingkungan Pemerintah Daerah dalam mengidentifikasi, merumuskan, menyusun, mengembangkan, memonitor serta mengevaluasi Standar Operasional Prosedur dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi.

Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur menggunakan 5 simbol flowchart dalam penyusunan SOP yang juga sudah dituangkan dalam Peraturan Gubernur Kalimantan Timur Nomor 51 Tahun 2012. Langkah ini dipilih adalah guna menyeragamkan pemahaman bahwa dalam SOP Administrasi Pemerintahan 5 simbol utama flowchart sudah dapat mewakili dari setiap langkah-langkah kerja, sehingga nantinya seluruh unit kerja yang ada di lingkup Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur seragam dalam penggunaan simbol untuk penyusunan SOP, mengingat ada banyak sekali perdebatan apakah pedoman SOP dari Kemendagri atau dari KemenPAN dan RB yang digunakan.

Peraturan Gubernur Kalimantan Timur Nomor 51 Tahun 2012 telah disosialisasikan ke seluruh SKPD di lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur pada hari Selasa, tanggal 11 Desember 2012 dengan peserta sosialisasi adalah para pejabat yang membidangi ketatausahaan.

Biro Organisasi sendiri telah melakukan penyusunan SOP dengan bantuan fasilitasi dari pihak GIZ DeCGG SNI Kaltim yang dilakukan pada tanggal 26 s.d. 27 Juli 2012 di Balikpapan, yang kemudian terus dilakukan pembahasan lanjutan secara internal sehingga menghasilkan SOP Biro Organisasi Setda Provinsi Kalimantan Timur yang berjumlah sebanyak 40 SOP, dengan rincian sebagai berikut:

  1. 14 SOP yang disusun Bagian Ketatalaksanaan;
  2. 11 SOP yang disusun Bagian AKIP;
  3. 2 SOP yang disusun Bagian Kelembagaan;
  4. 13 SOP yang disusun Bagian Pendayagunaan Aparatur.

Untuk mendorong agar setiap SKPD di lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur memiliki SOP, maka selain melakukan sosialisasi Peraturan Gubernur Kalimantan Timur sebagaimana disebutkan di atas, Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur melalui Biro Organisasi juga telah melakukan fasilitasi untuk memberikan pengetahuan dan kemampuan kepada setiap SKPD dalam rangka penyusunan dan penerapan SOP pada hari Rabu, tanggal 13 Maret 2013 dengan menghadirkan Pejabat Struktural (Eselon III atau Eselon IV), dari seluruh SKPD di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur, dengan jumlah + 100 orang.

Narasumber berasal dari GIZ deCGG SNI Kaltim dan Biro Organisasi Setda Provinsi Kalimantan Timur, yang memberikan pemahaman umum tentang SOP dan dilanjutkan dengan praktek penyusunan SOP.

Kemudian diadakan pelatihan Fasilitator Penyusunan SOP bagi setiap SKPD pada tanggal 29 s.d. 31 Mei 2013 di Balikpapan, yang bertujuan untuk memberikan pengetahuan secara detil kepada perwakilan dari SKPD yang nantinya diharapkan mampu mengarahkan dan memberikan pemahaman penyusunan SOP di SKPD masing-masing (Fasilitator Lokal di masing-masing SKPD).

Langkah terbaru yang dilakukan oleh Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur adalah dengan melayangkan surat Plt. Sekretaris Daerah Provinsi Kalimantan Timur kepada SKPD di lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur dengan Nomor: 065/8164/Org Tanggal 4 September 2013 Hal: Percepatan Penyusunan Standar Operasional Prosedur sebagai tindak lanjut hasil Pelatihan Fasilitator Penyusunan SOP yang telah dilaksanakan pada tanggal 29 s.d. 31 Mei 2013 di Balikpapan.

Pada surat tersebut, mengamanatkan kepada seluruh pimpinan SKPD untuk segera membentuk Tim Penyusunan SOP dan menggerakkan fasilitator lokal pada SKPD masing-masing untuk memberikan fasilitasi dalam penyusunan SOP. Pada surat tersebut juga diharapkan seluruh jajaran pada SKPD masing-masing memberikan kerjasama dan komitmen yang kuat baik dalam bentuk tenaga, pikiran, fasilitas, maupun dukungan finansial, sehingga diharapkan paling lambat minggu I Nopember 2013 draft SOP masing-masing SKPD di lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur dapat diterima oleh Biro Organisasi Setda Provinsi Kalimantan Timur.

Bimbingan Teknis Penyusunan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kaltim

Tujuan kebijakan Reformasi Birokrasi di Indonesia adalah untuk membangun  profil dan perilaku aparatur negara yang memiliki integritas, produktivitas, dan bertanggungjawab serta memiliki kemampuan memberikan pelayanan yang prima melalui perubahan pola pikir (mind set) dan budaya kerja (culture set) dalam sistem manajemen pemerintahan.
Reformasi Birokrasi mencakup delapan area perubahan utama pada instansi pemerintah di pusat dan daerah, meliputi: organisasi, tata laksana, peraturan perundang-undangan, sumber daya manusia aparatur, pengawasan, akuntabilitas, pelayanan publik, mind set dan culture set aparatur.

Pada hakekatnya perubahan ketatalaksanaan diarahkan untuk melakukan penataan tata laksana instansi pemerintah yang efektif dan efisien.  Salah satu upaya penataan tata laksana diwujudkan dalam bentuk penyusunan dan implementasi standar Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (selanjutnya disebut dengan SOP AP) dalam pelaksanaan tugas dan fungsi aparatur pemerintah.

Kegiatan penyusunan dan implementasi SOP AP memerlukan partisipasi penuh dari seluruh unsur aparatur yang ada di dalam institusi pemerintah. Tuntutan partisipasi penuh dari seluruh unsur institusi ini dilandasi dengan alasan bahwa pegawailah yang paling tahu kondisi yang ada di tempat kerjanya masing-masing dan yang akan langsung terkena dampak dari perubahan tersebut.

Dalam upaya memberikan pengetahuan dan keterampilan mengenai Standar Operasional Prosedur (SOP) dan langkah-langkah penyusunannya kepada aparatur pemerintah untuk mengoptimalkan kinerja SKPD di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur dalam penyelenggaraan tugas-tugas pemerintahan dan pembangunan, Biro Organisasi Setda Provinsi Kalimantan Timur bekerjasama dengan GIZ deCGG SNI Kaltim akan menyelenggarakan Bimbingan Teknis Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP), yang akan dilaksanakan pada hari Rabu, tanggal 13 Maret 2013 bertempat di Ruang Rapat Tepian I (Lantai 2) Kantor Gubernur Kalimantan Timur.

Untuk kelancaran proses penyusunan Standar Operasional Prosedur dan pelaksanaan Standar Operasional Prosedur nantinya di SKPD masing-masing, maka diharapkan kehadiran Pejabat Struktural Eselon III atau Eselon IV.

Setelah mengikuti Bimtek Penyusunan Standar Operasional Prosedur, para pejabat tersebut dapat membentuk Tim Penyusunan SOP dan mengoordinir penyusunan SOP pada SKPD masing-masing.

*) Catatan:
Agar membawa Judul Standar Operasional Prosedur dan dokumen Tugas Pokok dan Fungsi serta Laptop

Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan

Salah satu aspek penting untuk mewujudkan birokrasi yang efektif, efisien dan akuntabel dalam rangka perbaikan kinerja manajemen pemerintahan/kualitas pelayanan publik adalah dengan memperbaiki proses penyelenggaran administrasi pemerintahan melalui penyusunan dan penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan.

SOP

Pemerintah telah menerbitkan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 Tentang Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota dan Permenpan No. PER/21/M.PAN/11/2008 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan, dalam rangka mewujudkan kinerja pemerintahan daerah yang optimal.

Standar Operasional Prosedur yang selanjutnya disingkat SOP adalah serangkaian petunjuk tertulis yang dibakukan mengenai proses penyelenggaraan tugas-tugas Pemerintah Daerah. SOP menjelaskan cara yang diharapkan dan diperlukan oleh pekerja/petugas dalam melakukan/menyelenggarakan pekerjaan mereka.

SOP bertujuan untuk mendorong pengendalian dan jaminan kualitas proses dalam organisasi dan menjamin kepatuhan terhadap peraturan perundangan, dan menciptakan komitmen mengenai apa yang dikerjakan oleh satuan unit kerja instansi pemerintahan untuk mewujudkan good governance.

SOP melingkupi seluruh proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan termasuk pemberian pelayanan baik pelayanan Internal maupun eksternal organisasi pemerintah yang dilaksanakan oleh unit-unit organisasi pemerintahan.